BPM LAB - Rede de Educação Continuada e Inovação em BPM

1. COMECE PELA VISÃO PANORÂMICA DO PROCESSO: Solicite que alguém descreva o funcionamento de todo o processo de forma rápida, não mais do que um minuto, para dar uma visão geral das principais atividades. Evite entrar em detalhes neste momento, priorizando o entendimento da estrutura geral do processo.
2. SEGMENTE O FLUXOGRAMA EM ETAPAS, e detalhe suas atividades até o final de cada etapa. Assegure que você compreendeu como esta etapa funciona antes de partir qualquer tipo de diagnóstico. Não tire conclusões precipitadas enquanto você ainda não compreender efetivamente o que é o processo com a experiência dos entrevistados;
3. APRESENTE DE FORMA RESUMIDA A ETAPA MODELADA PARA VALIDAR SEU ENTENDIMENTO. A melhor forma para comprovar que você realmente entendeu esta parte do processo é descrevê-la para os executores com suas próprias palavras. Não deixe de fazer este exercício retórico.
4. ADOTE UMA POSTURA INVESTIGATIVA! NEM SEMPRE O QUE ESTÁ FALANDO CORRESPONDE A REALIDADE! Muitos profissionais descrevem seus processos de forma distinta da realidade de forma inconsciente. Eles simplesmente possuem dificuldade em apresentar de forma lógica o que fazem em seu dia-a-dia, alterando a sequencia de atividades que é efetivamente realizada. Da mesma forma, esteja atento e considere que alguns profissionais vão intencionalmente contar de forma errônea seu dia-a-dia trabalho. Tenha cautela para lidar com este tipo de situação e entender a realidade.
5. ACOMPANHE UM CICLO DE EXECUÇÃO DO PROCESSO. Avalie a necessidade de simplesmente acompanhar um ciclo de execução do processo. Nada como ver as atividades sendo realizadas na prática para materializar o que está ocorrendo e qual a sua distancia para a visão de futuro projetada.
6. AVANCE NO DIAGNÓSTICO DESTA ETAPA ANTES DE PARTIR PARA A PRÓXIMA. Promova o entendimento dos problemas e restrições existentes no processo buscando sempre chegar as suas causas raízes. Evite super simplificar os problema existentes! Compreenda como as regras de negócio, sistemas existentes, pessoas, interfaces, divisões de responsabilidade, controles e políticas limitam a visão de futuro. Jamais foque apenas nos fluxos.
7. INCORPORE DIRETAMENTE QUICK WINS AOS PROCESSO. Muitas melhorias simples e de baixo impacto serão percebidas ao longo desta reunião, e, prontamente, implantadas. Em outros casos, gestores pró-ativos poderão ter implementado ideias de baixo esforço oriundas da visão de futuro.  Neste caso, simplesmente confirme a implantação da melhoria no painel de gestão a vista e incorpore a nova ideia na própria representação da situação atual.
8. RELEMBRE A VISÃO DE FUTURO E SEJA FLEXÍVEL PARA MELHORÁ-LA. Foque em entender quais as restrições existentes que limitam o atingimento da visão de futuro. Pense sempre quais são os pontos de alta alavancagem para geração dos ganhos definidos anteriormente? Contudo, aprenda com a modelagem e otimize a visão de futuro anteriormente construída.
9. EVITE PERDER TEMPO COM PROBLEMAS QUE NÃO SERÃO TRATADOS NESTE PROJETO. Para muitos problemas o custo de resolve-los é maior do que os benefícios gerados. Em outros casos, a conjuntura atual simplesmente não é propicia para lidar o problema. Aceite isto! Modele os processos de forma consciente atacando pontos que efetivamente podem e devem ser atacados. Alternativamente, tente simplificar o problema ou aborda-lo sobre outra perspectiva. De qualquer forma, não perca o registro destas ideias para futuros projetos, apenas evite focar nestas questões neste momento.
10. EXPLORE DE FORMA CRITERIOSA DETALHES RELEVANTES PRA A VISÃO DE FUTURO. Ao perceber que o funcionamento de uma determinada atividade ou interface é polêmica ou incerta, procure detalhar seu funcionamento. Contudo, “mergulhe” sua análise apenas em pontos específicos ligados a visão de futuro, ou você, perderá muito mais tempo do que o necessário para conduzir a modelagem.

MUITAS COISAS APRENDIDAS NÃO DEVEM SER DESCRITAS NO FLUXOGRAMA NESTE MOMENTO. Atente ao que será oficialmente registrado na frente de todos no fluxograma. Muitas informações obtidas devem ser guardadas com sigilo, muitas vezes solicitado por parte do próprio participante da reunião. Seja ético com este tipo de informação e separe informações relevantes para o projeto de fofocas e brigas internas.

(Editado por Paloma Nunes - Monday, 2 April 2012, 20:08)

EU PRECISO SER UM ARTISTA PARA SER CRIATIVO? Isto certamente não é verdade.  A Criatividade e especialmente, o pensamento lateral estão preocupados em mudar a percepção e conceitos a partir de idéias. Desta forma, a criatividade pode ser estimulada em qualquer situação em que conceitos e percepções de valor sejam relevantes.  Um artista usualmente tem uma motivação para tentar coisas novas, contudo, a criatividade não é uma habilidade inerente a artistas.

BOAS IDEIAS SIMPLESMENTE APARECEM? Muitos consideram que grandes idéias são simplesmente estalos que emergem e continuarão emergindo ao longo do tempo. Contudo, se boas idéias são estalos que simplesmente ocorrem é melhor “sentar e aguardar” do que se esforçar para criá-las. Alguns vão além desta visão e acreditam que a geração de novas idéias respeita certa dinâmica evolucionária a qual simplesmente não pode ser acelerada. Embora seja verdade que o surgimento de boas idéias possui um fator difícil de ser explicado, acreditamos ser possível que a gestão por processo habilite a criação de ambientes inovadores que ativem a criatividade das pessoas em uma busca mais direta e consistente por boas idéias.

A CRIATIVIDADE NÃO É SIMPLESMENTE UM TALENTO? Esta é uma das desculpas e escudos mais usuais para restringir a geração de boas idéias em uma organização. Não há duvidas de que pessoas distintas possuem diferentes níveis de curiosidade, imaginação e apetite pela mudança. Entretanto, da mesma forma que as pessoas podem desenvolver suas habilidades de corrida a partir de treinos, alimentação e musculação, as pessoas podem aprimorar seu potencial criativo para gerar novas idéias. Esta combinação de curiosidade, imaginação e gosto pela mudança que marca pessoas criativas pode e deve ser desenvolvida a partir de um uso eficiente e orientado a criação de valor da gestão por processos.

A CRIATIVIDADE É SIMPLESMENTE UM COMPORTAMENTO REBELDE FRENTE À ESTABILIDADE? Recentemente começamos a entender a diferença entre o comportamento rebelde e a criatividade, possibilitando separar o ato simplista de criticar o status quo pelo prazer de desafiar a estabilidade do ato consciente de melhorar e inovar a forma de se trabalhar, aumentando efetivamente o valor gerado por um processo. Não há dúvidas que os profissionais de uma organização devem desejar exercitar sua criatividade, e que criatividade não é “ser do contra”.

DAR LIBERDADE DE EXPRESÃO BASTA? Existe uma crença que correlaciona criatividade com a liberdade de expressão. Usualmente, um brainstorming é percebido como uma forma de liberar as pessoas para se expressarem, minimizando censuras às idéias apresentadas. Entretanto, apenas esta noção de liberdade de expressão não é suficiente. Uma pessoa que ganha um violão não se torna um músico, ela precisa de treinamento e prática. Da mesma forma, a sensação de liberdade para criar idéias é apenas um primeiro passa para estimular o pensamento criativo. Observa-se que muitas vezes o pensamento criativo destes profissionais pode estar confinado aos padrões existente no modo como os processos da organização são percebidos dentro dos silos funcionais.

FERRAMENTAS DE GESTÃO ESTIMULAM OU BUROCRATIZAM A CRIATIVIDADE? Diversos profissionais protestam que o uso de ferramentas sistemáticas é paradoxal a natureza espontânea e livre do pensamento criativo.  Este pensamento é provavelmente baseado em traumas e uso inadequado de outras práticas de gestão.  Técnica e ferramentas de gestão são, portanto, caminhos para ampliar nossa capacidade de promover melhorias e inovações de forma mais eficiente e assertiva. Neste contexto, devemos superar diversos conceitos ultrapassados que simplificam a criatividade como “deixar pessoas  ter suas idéias”. Aprender a ser criativo é como aprender a andar de bicicleta: no início parece ser um pouco estranho (não é mais fácil andar a pé?). Contudo, uma vez que você aprende a andar de bicicleta, esta passa a ser uma forma de locação natural e muito mais rápida do que andar a pé.

Texto adaptado de “DE BONO”