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Dicas para conduzir a reunião de modelagem
por Elo Group - Wednesday, 25 April 2012, 15:20
 
  1. COMECE PELA VISÃO PANORÂMICA DO PROCESSO: Solicite que alguém descreva o funcionamento de todo o processo de forma rápida, não mais do que um minuto, para dar uma visão geral das principais atividades. Evite entrar em detalhes neste momento, priorizando o entendimento da estrutura geral do processo.
  2. SEGMENTE O FLUXOGRAMA EM ETAPAS, e detalhe suas atividades até o final de cada etapa. Assegure que você compreendeu como esta etapa funciona antes de partir qualquer tipo de diagnóstico. Não tire conclusões precipitadas enquanto você ainda não compreender efetivamente o que é o processo com a experiência dos entrevistados;
  3. APRESENTE DE FORMA RESUMIDA A ETAPA MODELADA PARA VALIDAR SEU ENTENDIMENTO. A melhor forma para comprovar que você realmente entendeu esta parte do processo é descrevê-la para os executores com suas próprias palavras. Não deixe de fazer este exercício retórico.
  4. ADOTE UMA POSTURA INVESTIGATIVA! NEM SEMPRE O QUE ESTÁ FALANDO CORRESPONDE A REALIDADE! Muitos profissionais descrevem seus processos de forma distinta da realidade de forma inconsciente. Eles simplesmente possuem dificuldade em apresentar de forma lógica o que fazem em seu dia-a-dia, alterando a sequencia de atividades que é efetivamente realizada. Da mesma forma, esteja atento e considere que alguns profissionais vão intencionalmente contar de forma errônea seu dia-a-dia trabalho. Tenha cautela para lidar com este tipo de situação e entender a realidade.
  5. ACOMPANHE UM CICLO DE EXECUÇÃO DO PROCESSO. Avalie a necessidade de simplesmente acompanhar um ciclo de execução do processo. Nada como ver as atividades sendo realizadas na prática para materializar o que está ocorrendo e qual a sua distancia para a visão de futuro projetada.
  6. AVANCE NO DIAGNÓSTICO DESTA ETAPA ANTES DE PARTIR PARA A PRÓXIMA. Promova o entendimento dos problemas e restrições existentes no processo buscando sempre chegar as suas causas raízes. Evite super simplificar os problema existentes! Compreenda como as regras de negócio, sistemas existentes, pessoas, interfaces, divisões de responsabilidade, controles e políticas limitam a visão de futuro. Jamais foque apenas nos fluxos.
  7. INCORPORE DIRETAMENTE QUICK WINS AOS PROCESSO. Muitas melhorias simples e de baixo impacto serão percebidas ao longo desta reunião, e, prontamente, implantadas. Em outros casos, gestores pró-ativos poderão ter implementado ideias de baixo esforço oriundas da visão de futuro.  Neste caso, simplesmente confirme a implantação da melhoria no painel de gestão a vista e incorpore a nova ideia na própria representação da situação atual.
  8. RELEMBRE A VISÃO DE FUTURO E SEJA FLEXÍVEL PARA MELHORÁ-LA. Foque em entender quais as restrições existentes que limitam o atingimento da visão de futuro. Pense sempre quais são os pontos de alta alavancagem para geração dos ganhos definidos anteriormente? Contudo, aprenda com a modelagem e otimize a visão de futuro anteriormente construída.
  9. EVITE PERDER TEMPO COM PROBLEMAS QUE NÃO SERÃO TRATADOS NESTE PROJETO. Para muitos problemas o custo de resolve-los é maior do que os benefícios gerados. Em outros casos, a conjuntura atual simplesmente não é propicia para lidar o problema. Aceite isto! Modele os processos de forma consciente atacando pontos que efetivamente podem e devem ser atacados. Alternativamente, tente simplificar o problema ou aborda-lo sobre outra perspectiva. De qualquer forma, não perca o registro destas ideias para futuros projetos, apenas evite focar nestas questões neste momento.
  10. EXPLORE DE FORMA CRITERIOSA DETALHES RELEVANTES PRA A VISÃO DE FUTURO. Ao perceber que o funcionamento de uma determinada atividade ou interface é polêmica ou incerta, procure detalhar seu funcionamento. Contudo, “mergulhe” sua análise apenas em pontos específicos ligados a visão de futuro, ou você, perderá muito mais tempo do que o necessário para conduzir a modelagem.

MUITAS COISAS APRENDIDAS NÃO DEVEM SER DESCRITAS NO FLUXOGRAMA NESTE MOMENTO. Atente ao que será oficialmente registrado na frente de todos no fluxograma. Muitas informações obtidas devem ser guardadas com sigilo, muitas vezes solicitado por parte do próprio participante da reunião. Seja ético com este tipo de informação e separe informações relevantes para o projeto de fofocas e brigas internas.

(Editado por Paloma Nunes - Monday, 2 April 2012, 20:08)

 
Mario Miura
Re: Dicas para conduzir a reunião de modelagem
por Mário Miura - Wednesday, 29 August 2012, 22:46
 

No forum de ambientação do curso do STF na área de conhecimento do curso, eu não conseguí encontrar o link "responder". Por favor peço auxílio. Grato

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